واحد اتوماسيون

1391/2/30 0:0

مادرعصری زندگی می کنيم که عصرشگفت انگيز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غيرقابل باور فناوری و خلاقيت است .با عموميت يافتن سريع دسترسی به کامپيوتر ها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه های پيشرفته هيچ کشوری نمی تواند اقتصاد قرن بيست و يکمی را بدون زيرساخت الکترونيکی قرن بيست و يکمی اداره کند.يکی از فاکتورهای مهم در تصميم گيری مديران اطلاعات است .داشتن اطلاعات دقيق ، صحيح ،‌بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصميم گيری شده و جلوی اتخاذ بسياری از تصميمات نادرست را خواهد گرفت.
طی ساليان اخير موج استفاده و بهره گيری از سيستمهای اتوماسيون اداری کشور ما را فراگرفته است وبسياری از سازمانها ، تمايل زيادی برای بهره گيری و استفاده از اين سيستمها از خود نشان می دهند .
سيستم های اتوماسيون اداری با استفاده از :
 کنترل گردش الکترونيکی کليه مکاتبات داخل سازمانی 
 امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات 
 حذف فيزيکی کاغذ و بايگانی 
 دسترسی سريع به اطلاعات و در نتيجه سرعت در پاسخگويی به مراجعان 
 کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پيگيری و رفع مشکلات 
 ابزاری قدرتمند جهت افزايش بهره وری و مديريت بهتر را در اختيار مديران سازمانها قرار می دهد.

استفاده مناسب و بجا از سيستم های اتوماسيون اداری مزايای زيادی به همراه خواهد داشت مانند :
 حذف عمليات بايگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهينه از فضاهای مربوط به بايگانی 
 امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعيت مکاتبات 
 امکان کنترل و پيگيری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نياز به گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها 
 امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعيت هر نامه در هربخش 
 استفاده از سرويسهای رايانه ای جهت يادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگيری از تاخير 
 امکان کنترل وضعيت گردش يک نامه و موقعيت فعلی آن از هرنقطه 
 بالا بردن سرعت گردش مکاتبات 
 نگهداری اطلاعات بصورت الکترونيکی 
 تسهيل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات

سيستم اتوماسيون اداري  يک سيستم جامع و يکپارچه نرم افزاری برای مديريت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. يک ابزار نرم افزاری قوی، سريع و دقيق برای ورود ، بازيابی ، جستجو، مشاهده، ويرايش، گزارش گيری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی - اداری در بين تمام کارکنان و مديران سازان متناسب با ساختار آن است.گردش اطلاعات سازمانی - اداری می تواند شامل انواع مکاتبات، نامه های وارده، نامه های صادره و داخلی و يا انواع دستورات، گزارش ها، يادداشت ها، پيغام ها، مستندات، گزارشات فنی و يا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونيکی و غير الکترونيکی باشد.
بخشهای اصلی سيستم :
 کارتابل : وظيفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها، دستورات ، گزارش ها، پيغام ها، يادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونيکی و غير الکترونيکی را بر عهده دارد. 
 نامه : يک دبيرخانه و بايگانی الکترونيکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها، پيوست ها و محل فيزيکی نگهداری اين نامه ها را در قالب يک ساختار درختی دارد.
 ارجاع :محلی برای  ورود اطلاعات فرستنده ها و گيرنده های مرتبط با سازمان است.
امکانات اداری - سازمانی
 ايجاد کارتابل الکترونيکی برای کارکنان 
 ثبت الکترونيکی نامه 
 ثبت اطلاعات ريز فرستنده ها و گيرنده ها 
 بايگانی نامه ها 
 امکان جستجوی سريع مکاتبات و مستندات حتی در متن و موضوع آن ها 
 امکان جستجوی قوی و دقيق در تمام فيلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابق نامه و حتی جستجو در مشخصات ريز وارد شده 
 امکان ذخيره کردن نتايج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آن 
 قابليت ضميمه کردن اصل نامه پويش شده ، دورنگارهای دريافت شده الکترونيکی، فايلهای Microsoft Word, Microsoft Excel و ديگر محصولات Microsoft Office ، مستندات فنی و يا نقشه ها، پيوستهای پويش شده و يا الکترونيک موجود در انواع فرمت های ديگر مانند متن، عکس، و ... 
 گردش اصل نامه پويش شده همراه نامه 
 گزارش ساز پويا که امکان ساخت ، ويرايش و ذخيره گزارشهای متنوع از مستندات، مکاتبات و گردش آن ها را به تفکيک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می نمايد. 
 ساماندهی دفتر انديکاتورهای مختلف 
 بايگاني  نامه ها هر موقع که نياز باشد 
 امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برای کاربران مختلف 
 تعريف حقوق دسترسی و امنيتی استفاده از قسمت های مختلف سيستم برای هر کاربر 
 گردش مستندات، مکاتبات، گزارش ها و ... بدون نياز به گردش کاغذ 
 ارجاع نامه، ارسال رونوشت 
 پيکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر 
 امکان مشاهده نامه ها، پيغام ها، گزارشها ، دستورها و تمام اطلاعات دريافت شده و ارسالی در پوشه های جداگانه 
 امکان ارتباط از راه دور از طريق خطوط تلفن و يا اينترنت

شرح وظايف :
 پشتيباني از نرم افزار
 آموزش كاربران (كارشناسان و مديران)
 آموزش دبيرخانه
 تنظيمات مورد نياز رايانه ها
 مديريت سيستم
 

فايل هاي مربوطه :

  تنظيمات اتوماسيون اداري 

  جزوه آموزشي مديران

   جزوه آموزش كارشناسان  

   جزوه آموزشي دبيرخانه


   
تعداد بازدید:   ۲۲۳۶

 


چاپ | ارسال به ايميل
< >